Het organiseren van een congres of evenement vraagt veel van je organisatie. Je wilt deelnemers een soepele ervaring bieden, van inschrijving tot aan de dag zelf, maar in de praktijk betekent dat vaak veel schakelen, losse tools en handmatige handelingen. En juist dan is het risico op fouten of onduidelijkheid groot.
Bij Mentor begrijpen we dat. We leveren al jaren software aan opleiders en kennen de dagelijkse uitdagingen bij administratie, planning en registratie. Met input van onze klanten ontwikkelen we oplossingen die niet alleen voldoen aan de regels, maar ook écht werken in de praktijk.
In dit artikel laten we je zien hoe de nieuwe congresmodule het organiseren van evenementen makkelijker maakt. Je ontdekt hoe je tickets verkoopt, workshops plant, communicatie automatiseert en toegang regelt, allemaal vanuit één plek.
Waarom een goede congres module onmisbaar is
Een congres of evenement organiseren betekent schakelen op veel fronten: inschrijvingen, tickets, workshops, communicatie, toegangscontrole, en alles moet kloppen. De nieuwe congresmodule van Mentor helpt opleiders om dit hele proces overzichtelijk, snel en foutloos te laten verlopen. Dat betekent minder handmatig werk, meer controle en een professionele beleving voor deelnemers.
Met deze module haal je een complete oplossing in huis die direct aansluit op de dagelijkse praktijk van commerciële en particuliere opleiders.
De nieuwe functionaliteiten op een rij
Slimme ticketverkoop zonder gedoe
De module maakt het eenvoudig om verschillende soorten tickets aan te bieden. Denk aan regular tickets, maar ook early bird tickets waarbij de prijs automatisch wijzigt op de ingestelde datum. Daarnaast kunnen staffelkortingen worden ingesteld op basis van het aantal tickets per bestelling, handig bij groepsinschrijvingen.
Voor elk ticket type stel je afzonderlijk de prijs in, zodat je maximale flexibiliteit hebt in je aanbod. Tijdens het bestelproces voer je per deelnemer de benodigde persoonsgegevens in, zonder dat dit omslachtig is.
Workshops flexibel beheren en plannen
Per congres kun je eenvoudig meerdere workshops aanmaken, en deelnemers laten kiezen uit verschillende rondes of sessies (bijvoorbeeld ochtend/middag). Iedere workshop kan een eigen locatie en tijd krijgen, dat is niet alleen handig voor de planning, maar ook overzichtelijk voor de deelnemers.
Deze keuzes worden direct gekoppeld aan de tickets, zodat er geen verwarring ontstaat over wie, waar en wanneer aanwezig moet zijn.
Professionele tickets in eigen stijl
Met één centrale template in je eigen huisstijl ziet elk ticket er verzorgd en herkenbaar uit. Deze template wordt desgewenst bij de implementatie van de module eenmalig voor je ingericht.
Als organisator bepaal je zelf of je tickets direct na aankoop wilt versturen, of liever op een later moment. Deelnemers kunnen hun ticket downloaden en digitaal meenemen naar het evenement.
Duidelijk dashboard voor administratie
Het dashboard biedt realtime inzicht in:
-
- Het aantal verkochte tickets
-
- De deelnemersgegevens
-
- De gemaakte workshop keuzes
Alle data is eenvoudig te exporteren voor verdere verwerking of rapportage. Zo houd je altijd grip op je congresadministratie.
Automatische notificaties en herinneringen
Zorg dat deelnemers niets vergeten met automatisch verzonden berichten. Denk aan reminders om een workshop te kiezen, of praktische informatie kort voor de congresdag.
Deze notificaties stel je eenvoudig in op basis van tijd of deelnemersstatuut. Zo blijft iedereen goed geïnformeerd, zonder dat je er omkijken naar hebt.
Vlotte registratie en toegangscontrole op locatie
Gebruik de scan-app om tickets bij binnenkomst te scannen. De registratie wordt automatisch verwerkt en de toegangsstatus bijgewerkt in het systeem.
Geen papieren lijsten meer, geen wachtrijen bij de ingang, maar een gestroomlijnde ontvangst waarmee je meteen een professionele indruk maakt.
Meer overzicht, minder gedoe: zo helpt de congresmodule jou verder
Met de nieuwe congresmodule van Mentor beheer je jouw congres of evenement van begin tot eind in één systeem. Tickets, workshops, communicatie en registratie, alles sluit naadloos op elkaar aan.
We weten dat het organiseren van een congres veel coördinatie vraagt. Door te kiezen voor een oplossing die voor én door opleiders is ontwikkeld, voorkom je losse spreadsheets, foutgevoelige handelingen en onduidelijke processen.
Mentor ondersteunt al jaren opleiders met slimme software. We weten wat er speelt in jouw wereld en vertalen die kennis naar praktische, gebruiksvriendelijke tools, zoals deze module.
Wil je ontdekken hoe deze functionaliteit ook jouw organisatie kan helpen? Neem hier contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. We denken graag met je mee.
