Een gesprek met Jan Gjaltema, directeur van Mentor
Veel opleiders werken nog met een wirwar aan losse tools voor hun administratie. Excel voor inschrijvingen, Word voor roosters, aparte software voor facturatie en communicatie via e-mail. Op papier lijkt het werkbaar, maar in de praktijk levert het frustratie, fouten en tijdverlies op.
Toch aarzelen veel opleiders om over te stappen naar één centraal systeem. Waarom eigenlijk? En wat verandert er als je het wél doet? We vroegen het aan Jan Gjaltema, directeur van Mentor – dé opleiderssoftware waarmee steeds meer opleidingsinstituten hun backoffice optimaliseren.
Waarom werken zoveel opleiders nog met losse tools?
“Omdat het ooit zo begonnen is,” zegt Jan nuchter. “Excel voor inschrijvingen, Word voor roosters, mail voor communicatie, losse tools voor facturatie. Het lijkt overzichtelijk, maar je bouwt ongemerkt een lappendeken waar op een gegeven moment niemand meer doorheen kijkt. Zeker als je groeit, ontstaan er fouten, frustraties en vooral: onnodig veel werk.”
Waar zie je dat het vooral misgaat?
“Tijdverlies is nummer één. Inschrijvingen handmatig verwerken, bevestigingen sturen, betalingen controleren, certificaten aanmaken, groepen corrigeren… En dan heb je nog de onzekerheid: komt iemand opdagen? Zit iemand in de juiste groep? Heeft die persoon recht op subsidie?”
“Een mooi voorbeeld vind ik het Talencentrum van de Rijksuniversiteit Groningen. Daar stonden cursisten vroeger letterlijk tot buiten in de rij tijdens de inschrijfperiode. Toen ze met Mentor gingen werken? Eén baliebezoek in zes maanden. De rest regelt zichzelf.”
Toch maken veel opleiders de overstap niet. Waarom is dat?
“Ze denken vaak: ‘onze processen zijn uniek’, of: ‘wij willen het persoonlijk houden’. En dat snap ik. Maar het is een misverstand. Juist als alles achter de schermen klopt, kun je persoonlijk zijn op de momenten die ertoe doen. Je wilt geen tijd kwijt zijn aan het herstellen van fouten – je wilt je aandacht richten op je deelnemers.”
Wat verandert er als je je opleiderssoftware centraliseert?
“Alles. Inschrijvingen, betalingen, groepsindeling, communicatie – het loopt allemaal via één systeem. Cursisten boeken hun eigen plek, entreevoorwaarden zorgen dat ze automatisch in de juiste groep terechtkomen. Je hoeft niets meer na te kijken of te corrigeren. Het systeem doet gewoon wat het moet doen.”
Wat levert dat dan concreet op?
“Heel concreet? 0,6 fte besparing per 1.000 inschrijvingen. Tot 95% minder vragen aan je helpdesk. Minder no-shows. En soms tot 25% meer omzet omdat je sneller kunt schakelen en je capaciteit beter benut.”
“Bij Magnetic Nail Design bijvoorbeeld, gingen ze van 2,4 fte naar 0,6 fte op de backoffice. En ze weten nu: elke inschrijving is definitief én betaald. Dat geeft zoveel rust.”
Wat hoor je terug van klanten die de overstap maakten?
“De meeste klanten zeggen: ‘De stress is weg.’ En: ‘Onze cursisten zijn blijer – én wij ook.’ Sommige opleiders zijn binnen twee weken live. Het hangt natuurlijk af van je complexiteit, maar met alleen de basismodules realiseer je al snel flinke tijdwinst.”
Wat is de eerste stap als je wilt overstappen?
“Plan gewoon een korte kennismaking. We doen een snelle scan van je processen en laten zien waar je kunt besparen. En als je besluit door te pakken, begeleiden we de overstap stap voor stap. Niet alles tegelijk, maar wél met resultaat vanaf dag één.”
Is dit ook interessant voor kleinere opleiders?
“Juist. Voor MKB+-opleiders is dit dé manier om schaalbaar te groeien. Je hoeft geen extra mensen aan te nemen om te kunnen opschalen. Je werkt slimmer, niet harder. Eén systeem, één bron van waarheid – en alles klopt.”
Klaar voor de volgende stap?
De ervaring van klanten zoals Magnetic Nail Design en het Talencentrum van de RUG laat zien: met de juiste software kun je als opleider snel grote stappen zetten. Minder handwerk, meer overzicht en rust in je organisatie – zónder in te leveren op persoonlijk contact.Benieuwd wat centralisatie jouw opleidingsorganisatie kan opleveren?
Plan hier een demo met Mentor en ontdek hoe jij binnen twee weken live kunt zijn – met minder fouten, lagere kosten en tevreden cursisten.
