Je kent het vast: je wilt als opleider groeien, maar achter de schermen wordt je team opgeslokt door handmatige administratie. Excel-lijsten, losse planningen, foutgevoelige processen. Het kost tijd, veroorzaakt frustratie en laat weinig ruimte over voor ontwikkeling. Dat gold ook voor de backoffice van Magnetic Nail Academy – tot ze besloten dat het anders moest.
Bij Mentor helpen we opleiders zoals Magnetic al jaren om hun processen te stroomlijnen. Van kleine opleiders tot grote academies: we zien telkens weer hoeveel winst er te behalen valt met overzicht, automatisering en slimme tools. Ook bij Magnetic Nail Academy werd snel duidelijk wat er mogelijk is zodra het systeem voor je gaat werken – en niet andersom.
In dit artikel lees je hoe deze opleider stap voor stap grip kreeg op haar processen. Hoe ze van 3,5 fte terugging naar een fte, en toch betere resultaten boekt dan ooit. Inclusief hun grootste inzichten, lessen uit de implementatie en praktische tips voor opleiders die zelf willen automatiseren.
Van Excel-chaos naar grip op groei: hoe Magnetic Nail Academy haar administratie radicaal omgooide
Alles handmatig, veel fouten en weinig overzicht
Magnetic Nail Design is wereldwijd een gevestigde naam in nagelstyling. Jaarlijks volgen honderden cursisten een opleiding via de bijbehorende academy. Maar achter dit succes ging jarenlang een wirwar aan handmatige administratie schuil.
“We zochten geen gouden bergen, maar gewoon een systeem dat helder en betrouwbaar is.” ~ Pepijn Borrél
“Onze cursusadministratie werd beheerd in tientallen Excel-lijsten,” vertelt CEO Pepijn Borrél.
“We waren met 3,5 fte bezig om het allemaal draaiende te houden. Alles moest met de hand: cursisten lijsten, verzendbonnen, planningen. Bij elke wijziging liep je het risico op fouten.”
Chrisje Maes, verantwoordelijk voor de backoffice, herkent dat beeld: “We regelden alles voor de cursist. Dat klinkt servicegericht, maar het betekende ook dat wij continu brandjes moesten blussen. We misten overzicht, structuur en vooral: rust.”
Gericht zoeken naar structuur
De wens om te automatiseren kwam niet voort uit een groots innovatieplan, maar uit een dagelijkse worsteling. “We zochten geen gouden bergen,” zegt Pepijn, “maar een systeem dat helder was en betrouwbaar. Via onze vicepresident Jaap Steenman kwamen we uit bij Mentor. Wat opviel? Geen gelikt verkooppraatje, maar gewoon een eerlijk verhaal.”
Een belangrijk pluspunt was de mogelijkheid om het leerpad van cursisten te structureren. “Cursisten kunnen pas een vervolgcursus boeken als ze de vorige hebben afgerond. Dat geeft grip op het leerproces en verhoogt de kwaliteit.”
De klik met Mentor
De doorslaggevende factor? De mensen achter het systeem. “Jan en Mark van Mentor kwamen langs, en hun enthousiasme was aanstekelijk. Geen opgeklopte verwachtingen, maar gewoon duidelijkheid. Dat sluit aan bij hoe wij zelf werken,” aldus Pepijn.
Complexe integratie, waardevolle lessen
De implementatie was intensief, vooral door de complexiteit van de organisatie. “We combineren een opleidingsinstituut met een groothandel, webshop én B2B-distributie. Dat maakt koppelingen ingewikkeld,” legt Pepijn uit.
Vooral de integratie met SAP bleek een uitdaging. “De API-koppeling stond vanuit Mentor snel klaar, maar aan onze kant kostte het veel meer tijd. Achteraf gezien hadden we eerder onze externe IT-partners moeten betrekken.”
Zijn advies voor andere organisaties met complexe systemen? “Begin met een gezamenlijke impactanalyse. Dan weet je waar je aan toe bent.”
Het resultaat: meer overzicht, minder mensen
Inmiddels is het aantal medewerkers voor de cursusadministratie teruggebracht van 3,5 fte naar een fte. Zonder kwaliteitsverlies.
“Het hele proces is overzichtelijker, sneller en minder foutgevoelig,” zegt Chrisje. “En dat terwijl nog niet eens alles is geautomatiseerd.”
Pepijn vat het nuchter samen: “We gingen van een systeem met plakband en Pritt Buddy naar een solide oplossing. En dat merk je.”
“Het hele proces is overzichtelijker, sneller en minder foutgevoelig. En dat terwijl nog niet eens alles is geautomatiseerd.” ~ Chrisje Maes
Intuïtief voor backoffice én cursist
De gebruiksvriendelijkheid van Mentor is volgens Chrisje een groot voordeel: “Het wijst zich grotendeels vanzelf. “Zelfs als je er nog niet mee hebt gewerkt, kom je er snel uit.”
Ook cursisten kunnen hun weg goed vinden. “Vooral nieuwe deelnemers boeken nu zelfstandig hun cursus.” “Oudere cursisten moeten soms even wennen, maar dat is logisch.”
Snel, menselijk en oplossingsgericht
Wat het verschil maakt, is de manier waarop Mentor ondersteunt. “Als ik bel, krijg ik meteen iemand aan de lijn die meedenkt,” zegt Chrisje. “Geen keuzemenu’s of eindeloze wachttijden.”
Pepijn vult aan: “Onze mensen – van administratie tot HR – voelen zich serieus genomen. Dat is essentieel in zo’n verandertraject. Vragen worden met rust en respect beantwoord. Zelfs als het om iets simpels gaat.”
Nog niet klaar: optimaliseren in fases
De eerste fase is afgerond, maar het stopt niet bij de livegang. “We werken nog steeds aan het afbouwen van oude, handmatige processen,” zegt Chrisje. “Uiteindelijk willen we alles onderbrengen in Mentor.”
En dat heeft een onverwacht neveneffect, aldus Pepijn: “Sommige mensen hebben nu te weinig werk. Maar eerlijk? Dat is een luxeprobleem.”
Meer rust, meer ruimte, minder gedoe
De ervaring van Magnetic Nail Academy laat zien dat digitalisering méér oplevert dan alleen tijdswinst. Door afscheid te nemen van losse lijsten en handmatig werk, creëerden zij ruimte voor groei, overzicht en kwaliteit – met minder mensen en minder fouten.
Misschien herken je dat je team vooral bezig is met administratie in plaats van met het begeleiden van cursisten. Of dat je afhankelijk bent van één collega die ‘het systeem’ begrijpt. De oplossing? Eén centrale plek waarin je alles regelt: van inschrijvingen tot facturatie en communicatie.
Bij Mentor hebben we inmiddels tientallen opleiders geholpen met precies dit vraagstuk. We weten waar de knelpunten zitten, maar vooral ook hoe je er stap voor stap grip op krijgt.
En dat begint met een goed gesprek.
Meer weten over Magnetic Nail Academy? Bezoek www.magneticnaildesign.com.Wil je weten wat er voor jouw organisatie mogelijk is?
Plan een demo en ontdek hoe ook jij je backoffice kunt terugbrengen tot een fte – zónder concessies te doen aan kwaliteit.
