Mentor voor rijopleiders: van eerste rijles tot examen bij het CBR

Een rijopleider heeft een operatie die weinig lijkt op die van een gemiddelde opleider. Je verkoopt lespakketten in plaats van cursussen. Je plant losse lessen in op basis van tegoed, niet op basis van een vast rooster. Je hebt instructeurs met bevoegdheden en voertuigen met categorieën die bij elkaar moeten passen. En aan het eind van de rit staat er geen certificaat dat jij zelf uitgeeft, maar een examen bij een externe instantie — het CBR of het CCV.

Precies die keten is waar losse tools stukgaan. Hieronder loopt het hele traject langs, van eerste les tot uitslag.

Lespakketten, lestegoed en betalen per les

Een rijleerling koopt zelden "een cursus". Hij koopt een pakket van tien lessen, of betaalt per les.

In Mentor configureer je een lespakket als product in de backoffice. De leerling koopt het via de webshop of de inschrijfwizard, met de bestaande betaalmethoden (iDEAL, op rekening). Bij aankoop ontstaat automatisch een lestegoed.

Vanaf dat moment loopt het vanzelf:

• Rijlessen worden on-demand aangemaakt vanuit één lessjabloon — je hoeft geen lege lesslots meer vooraf klaar te zetten.
• Bij het inplannen van een les zie je in het coaching-scherm direct de tegoedstatus van de leerling: hoeveel lessen heeft hij nog?
• Het tegoed wordt bij inplannen automatisch afgeboekt, en dat gebeurt idempotent — dubbelklikken leidt niet tot een dubbele afboeking.

Geen streepjeslijst meer, geen instructeur die zelf bijhoudt hoeveel lessen er nog openstaan.

Motorrijlessen: categorieën, toegangseisen en groepslessen

Motor is geen auto met twee wielen minder. Mentor kent daarom rijbewijscategorieën als gedeelde basis: B, A1, A2 en A. Alle rijles-functies gebruiken diezelfde indeling.

Wat dat concreet oplevert:

• Voertuigen hebben een categorie, instructeurs hebben bevoegdheden per categorie, en van de leerling wordt vastgelegd welke rijbewijzen hij al bezit, met behaaldatum.
• Mentor bewaakt de wettelijke toegangseisen: minimumleeftijd per categorie (A1 vanaf 18, A2 vanaf 20, A vanaf 24 — of 22 bij getrapte instroom) en de getrapte instroom van A2 naar A (minimaal twee jaar A2-bezit). Wie er niet aan voldoet wordt bij inschrijving geblokkeerd, met een bewuste overrule-mogelijkheid voor uitzonderingen.
• Motorlessen zijn groepslessen: meerdere leerlingen met dezelfde categorie, elk op een eigen motor, plus een instructeursmotor. Per leerling leg je de beschermende uitrusting vast (helm, jas, handschoenen, broek, laarzen); de uitrusting van les 1 geldt als standaard en is per les aan te passen.
• Bij het plannen bewaakt Mentor dat het voertuig bij de categorie past en de instructeur de juiste bevoegdheid heeft. Niet-passende combinaties worden geblokkeerd — met een expliciete overrule als je bewust afwijkt.

Lespakketten en losse-lesprijzen stel je per categorie in, zodat motorlessen een eigen tarief hebben naast autolessen. En de tegoedstatus werkt per categorie.

→ Dieper: Motorrijlessen in Mentor: categorieën, toegangseisen en groepslessen

Examens: directe koppeling met CBR en CCV

Hier zit de grootste sprong. Het examen is voor een rijopleider het moment waar alles samenkomt — en juist daar werkten de meeste rijscholen tot nu toe met losse portalen, overtypen en heen-en-weer mailen.

Mentor koppelt nu direct met externe exameninstanties zoals het CBR en het CCV. Je beheert die koppeling volledig vanuit de backoffice: per instantie voer je de verbindings- en inloggegevens in, per omgeving (sandbox of productie), en je test de verbinding met één klik. Geheime sleutels worden versleuteld opgeslagen en nooit teruggetoond.

Wat er daarna automatisch gaat:

• Examensoorten en examenlocaties worden vanuit de instantie gesynchroniseerd (dagelijks automatisch, of handmatig).
• Beschikbare examenplekken komen binnen en zijn zichtbaar in een overzicht: datum, tijd, locatie, examen, aantal plaatsen.
• Je registreert een deelnemer als kandidaat bij de instantie; het externe kandidaatnummer wordt bij de leerling bewaard.
• Je boekt, wijzigt of annuleert een examen vanuit Mentor — eerst als concept, daarna ingediend bij de instantie inclusief capaciteitsreservering.
• Uitslagen worden periodiek opgehaald en automatisch verwerkt: ze tellen mee in de studievoortgang, in de leerstatements (xAPI/LRS) én in het certificaat.
• Bij een niet behaald examen sluit Mentor de boeking af, stuurt een herexamen-bericht aan de leerling en zet automatisch een concept-herexamen klaar voor de planner.
• De leerling krijgt automatisch een examenbevestiging zodra de datum bekend is, en herinneringen op 7 dagen, 24 uur en 2 uur vooraf.

En het gaat verder dan de gelukkige route. Corrigeert de exameninstantie achteraf een uitslag? Dan verwerkt Mentor dat automatisch: bij afkeuring wordt het certificaat ingetrokken en is het niet meer te downloaden; bij herstel wordt het opnieuw uitgegeven. Alle correcties zijn herleidbaar vastgelegd.

Voor compliance is er een volledig auditspoor van al het API-verkeer met de exameninstantie (verzoek, antwoord, tijdstip, status). Persoonsgegevens in die logs worden automatisch geminimaliseerd en na de bewaartermijn verwijderd — AVG-proof, met instelbare termijnen.

→ Dieper: Examens koppelen aan CBR en CCV: van kandidaat tot uitslag

Plannen: examenplanner, voertuigen en reistijd

Planning is bij een rijopleider een puzzel van mensen, voertuigen en locaties.

De examenplanner toont beschikbare examenmomenten in een kalenderweergave met slepen-en-neerzetten, en filtert op de beschikbaarheid van instructeur én voertuig. Zo boek je geen examen waarvoor je de auto of de instructeur niet vrij hebt.

Daarnaast, voor het reguliere rooster: automatische inroostering die de beste combinatie van trainer, locatie en tijdslot kiest op basis van beschikbaarheid, voorkeuren en conflictdetectie. Er wordt gerekend met werkelijke reistijd tussen locaties (via PDOK-geocoding), met een instelbare buffer per afstandscategorie. En met het jaarrooster zie je het hele jaar aan groepen in één scherm, inclusief bulk-planning en het kopiëren van een compleet rooster naar een volgende periode.

Code 95: nascholingsuren die kloppen

Train je ook professionele chauffeurs, dan komt Code 95 erbij. Daar draait het om aantoonbare uren.

Mentor legt dat op lesniveau vast: elke les kan een eigen tijdsduur krijgen, en je genereert een presentielijst per les in plaats van alleen per cursus. Aanwezigheid is bovendien te classificeren als geoorloofd of ongeoorloofd. Daarmee zijn de gevolgde uren per deelnemer en per bijeenkomst geborgd — klaar voor verantwoording, niet achteraf gereconstrueerd.

En omdat certificaten een geldigheidsdatum hebben, bewaakt Mentor die en zet opvolging automatisch in gang, met herhalingen die als parent-child aan het origineel gekoppeld blijven.

Werkgevers en wagenparken in de regie

Voor een rijopleider met zakelijke klanten is dit de retentie-motor. Via de klantenkaart met portaaltoegang koppelt een werkgever zijn medewerkers, ziet hij hun certificaten en vervaldata, en schrijft hij in bulk een groep chauffeurs in voor een nascholingsdag. Klantbeheerders loggen zelf in en beheren hun eigen mensen.

Wil je een plek vasthouden zonder direct in te schrijven? Met opties op inschrijvingen reserveer je tijdelijk capaciteit — automatisch verlopend, eventueel met aanbetaling, en met een reserveringslink zodra een groep bijna vol zit.

Eén keten, geen losse schakels

De winst zit niet in één feature. Een leerling koopt een pakket, het tegoed loopt mee, de les wordt gepland met de juiste instructeur en het juiste voertuig, het examen wordt geboekt bij het CBR, de uitslag komt terug en verwerkt zichzelf in voortgang en certificaat, en de werkgever ziet het in zijn portaal — zonder dat iemand iets overtypt.

Benieuwd waar jullie nu staan? Doe de Groeiscan — 5 minuten, met een persoonlijk rapport. En wil je weten wat het onderaan de streep oplevert? Reken je businesscase door.